Zákon o účtovníctve - 6. časť
Zákon o účtovníctve účinný od 1.1.2010 (zákon 431/2002 Z.z.)
- Zákon o účtovníctve, 1. časť: Základné a všeobecné ustanovenia
- Zákon o účtovníctve, 2. časť: Účtovné sústavy, účtovné doklady, účtovné zápisy a účtovné knihy
- Zákon o účtovníctve, 3. časť: Účtovná závierka
- Zákon o účtovníctve, 4. časť: Spôsoby oceňovania
- Zákon o účtovníctve, 5. časť: Inventarizácia
- Zákon o účtovníctve, 6. časť: Účtovná dokumentácia (práve čítate)
- Zákon o účtovníctve, 7. časť: Osobitné ustanovenia na účely prechodu zo slovenskej meny na Euro
- Zákon o účtovníctve, 8. časť: Záverečné ustanovenia
6. časť: ÚČTOVNÁ DOKUMENTÁCIA
§ 31
Účtovný záznam
(1) Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov vytváraných podľa § 4 ods. 5.
(2) Na účely tohto zákona sa považuje za
a) písomnú formu účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,
b) technickú formu účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným v písmene a), ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname podľa § 32 ods. 3.
(3) Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. Účtovná jednotka je povinná mať k dispozícii účtovné záznamy, ktorými dokladuje formu vedenia účtovníctva.
(4) Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné; obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané vo forme podľa odseku 2.
(5) Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný. Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom (§ 19), jej zverejňovania (§ 21) a pre potreby orgánov podľa § 38 je účtovná jednotka povinná na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v písomnej forme a v technickej forme, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.
(6) Účtovná jednotka je povinná na žiadosť audítora poskytnúť účtovné záznamy vo forme požadovanej audítorom, ak účtovné záznamy v takejto požadovanej forme vedie.
§ 32
Preukázateľnosť účtovného záznamu
(1) Na účely tohto zákona sa za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam,
a) ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
b) ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,
c) prenesený spôsobom podľa § 33, ak spĺňa požiadavky podľa písmena a) alebo písmena b).
(2) Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky prostredníctvom informačného systému, považuje sa účtovný záznam za preukázateľný, ak sa prenášal spôsobom podľa § 33. Účtovný záznam určený na prenášanie musí obsahovať podpisový záznam, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Účtovný záznam musí byť podpísaný najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.
(3) Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
(4) K jednému účtovnému záznamu môže byť pripojených viac podpisových záznamov.
§ 33
Prenos účtovného záznamu
Prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.
§ 34
Oprava účtovného záznamu
(1) Ak účtovná jednotka zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu spôsobom podľa odseku 2.
(2) Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.
(3) Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.
(4) Deň v účtovnom zázname treba zaznamenať s takou presnosťou, aby neistota v určení času nemala za následok neistotu v určení obsahu účtovných prípadov.
(5) Účtovný záznam, ktorý je nečitateľný alebo ho nemožno previesť do čitateľnej podoby, sa hodnotí, ako keby ho účtovná jednotka neviedla.
§ 35
Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie
(1) Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
(2) Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v odseku 3. Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
(3) Účtovné záznamy sa uchovávajú takto:
a) účtovná závierka a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva (§ 31 ods. 2) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov.
(4) Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.
§ 36
Ostatné ustanovenia o účtovnej dokumentácii
(1) Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, sa uchovávajú v lehote podľa tohto zákona, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitného predpisu47a) alebo v lehote ustanovenej osobitnými predpismi.45a)
(2) Účtovná jednotka môže ako účtovné záznamy použiť aj mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov. Takto použitá dokumentácia musí spĺňať požiadavky kladené týmto zákonom na účtovné záznamy. Túto dokumentáciu uchováva účtovná jednotka počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 podľa toho, akú funkciu plní pri vedení účtovníctva.
(3) Účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, uchováva účtovná jednotka počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú; účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.
(4) Knihy analytickej evidencie pohľadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1. januárom 1949, a účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo fyzické osoby, vykonaný podľa osobitného predpisu, 46) uchováva účtovná jednotka do doby, kým ministerstvo z vlastného podnetu alebo na žiadosť účtovnej jednotky nedá súhlas na vyradenie tejto dokumentácie.
§ 37
(1) Podrobnosti o inom obsahovom vymedzení položiek majetku a jeho vykázanie v účtovnej závierke môže ministerstvo ustanoviť z dôvodov osobitného charakteru majetku pre
a) ozbrojené sily Slovenskej republiky v spolupráci s Ministerstvom obrany Slovenskej republiky, Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky a Ministerstvom dopravy, pôšt a telekomunikácií Slovenskej republiky,
b) ozbrojené bezpečnostné zbory v spolupráci s Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky a Ministerstvom dopravy, pôšt a telekomunikácií Slovenskej republiky,
c) Zbor väzenskej a justičnej stráže v spolupráci s Ministerstvom spravodlivosti Slovenskej republiky,
d) Slovenskú informačnú službu,
e) Správu štátnych hmotných rezerv.
(2) Opatrenie podľa § 4 ods. 2, ktorým sa ustanovujú postupy účtovania a rámcová účtová osnova pre banky, 47) pobočky zahraničných bánk, 47) Národnú banku Slovenska a Fond ochrany vkladov, vydá ministerstvo po prerokovaní s Národnou bankou Slovenska.